In 2020 heeft de digitalisering van documenten, informatie en met elkaar samenwerken een boost gekregen. Niet vanuit een zakelijke overtuiging, besparing of efficiency slag. Maar vanuit een bittere noodzaak vanwege de Covid19 uitbraak en de daarbij verplichte lockdown. Bedrijven als Zoom, Microsoft en Citrix hebben meer dan goede zaken gedaan om klanten te voorzien van technologie om digitaal te kunnen vergaderen en ontmoeten. Het toevoegen van documenten aan een vergadering vraagt om extra digitalisering. Scannen van hardcopy documenten om deze digitaal aan de vergadering te kunnen toevoegen neemt een vlucht. De vraag is daarom gerechtvaardigd of je moet kiezen voor een Scanner vs Printer om documenten te digitaliseren?
Met welke devices kan je documenten scannen?
De vraag Scanner vs Printer is eigenlijk niet de juiste vraag. Want een Printer heeft geen scanner en ook geen glasplaat. De al oude bekende copier, vandaag de dag multifunctional genoemd of mfp, is de all-in one device die kan printen en scannen. In de volksmond wordt ook de mfp printer genoemd. Een derde device die geschikt is om mee te scannen is de mobile device. Dit kan een smartphone of tablet zijn. Zolang er maar een camera aanwezig is. Via allerlei apps is het mogelijk om van je mobile device een scanner te maken. Heel handig onderweg en vanuit huis of als je even snel een document wilt digitaliseren en bijvoorbeeld wilt ondertekenen. We richten ons nu even op scannen voor kantoor toerpassingen. De keuze tussen een losse scanner vs printer. Op basis van welke criteria baseer je die keuze?
Wat bepaalt de keuze scanner vs printer?
De keuze scanner vs printer wordt bepaald door een aantal vragen te beantwoorden. Hoeveel documenten ga je scannen? Per dag, week en of maand? Is er een enorme verwerkingspiek op een dag te verwachten? Zijn het voornamelijk A4 documenten? Of ook andere formaten? Zoals bijvoorbeeld A3 of een formaat kleiner dan A4? Zijn de papier soorten en gram gewichten van het papier verschillend? Worden de documenten geniet of met gaatjes aangeleverd? Welke afdeling gebruikt de scanner voornamelijk? Is de informatie vertrouwelijk? Dient de gescande informatie gecontroleerd te worden en of is er classificatie nodig vanwege verwerking in een document management systeem of vanwege gebruik in een geautomatiseerde workflow zoals factuurverwerking? Een hoop vragen voor de specialistische scan behoefte. Want heb je een laag tot gemiddeld scan volume met een regelmatige spreiding over de week omdat je bijvoorbeeld de post via de mfp wilt digitaliseren dan valt het advies scanner vs printer in het voordeel uit van de mfp. Heb je bulk scan werkzaamheden, met vertrouwelijke informatie, nabewerking voor document management gebruik en voornamelijk uitgevoerd door een afdeling dan is het advies om een separate losse scanner te kiezen. Merken als Kodak, Panasonic of Canon hebben professionele bulk scanners. Jouw mfp blijft dan gewoon beschikbaar voor printen en kopiëren en kan ook als back-up device dienen voor de scanner.
Scannen via de multifunctional
Een scanner van een multifucntional of mfp is gemiddeld een meer dan goede scanner. Maar je kan op basis van jouw specifieke behoefte geen andere scanner op de printer kiezen. Het voordeel van scanner fabrikanten is dat zij meer keuze bieden in scanner verwerkingssnelheid en het verwerken van andere gram gewichten en of afwijkende formaten papier. Heb je dat allemaal niet nodig dan kan je uitstekend scannen via de printer. Want een losse scanner resulteert in een extra investering en bijkomende onderhoudskosten. En in deze tijden van kostenbesparing wil je onnodige investeringen voorkomen.
Zijn er nog zaken van belang bij het kiezen van de juiste multifunctional op basis van je scan behoeften? Houdt rekening met de hoeveelheid scans die je gaat maken en de grootte van de scan jobs. Maak je regelmatig gebruik van de scanner en overweeg je bijvoorbeeld een document management systeem te gaan gebruiken dan is het verstandig om een printer of eigenlijk mfp te kiezen met een hogere printcapaciteit. De mfp is dan vaak voorzien van een productie scanner. Een bijkomend voordeel is dat de printsnelheid hoger is en de printer en of scanner minder lang bezet is. Zeker bij een all-in one mfp is de bezetting, en het reduceren van wachttijd tot een minimum, een belangrijk punt.
Ook bij de keuze scanner vs printer blijkt dat het belangrijk is om je wensen en eisen goed in kaart te brengen. Ook zijn er soms grote specificatie verschillen tussen de mfp’s die printer fabrikanten aanbieden. Wijverhurenprinters.nl werkt daarom samen met de vier grootste printer fabrikanten; Xerox, Canon, HP en Ricoh.
Heb je een advies nodig en wil je weten welk merk en type printer het beste past bij jouw scanner vs printer behoefte? Neem dan contact met ons op via telefoonnummer 085-0645459 of doe de Printerscan! https://www.printerscan.nl